派遣社員がいる職場で電話対応の問題は様々あります。
電話対応も派遣業務として契約したにも関わらず、電話を取らない派遣社員。
逆に、自身が派遣社員で電話対応なしで契約したつもりが、派遣先で電話を取れと文句を言われること。
両者の視点から解決方法をお伝えします。
派遣先から派遣社員への対応
よくあるパターンとして、
- 電話が鳴っているのに一切取らない
- 電話が鳴っているけど２、３テンポ遅れて取る、もしくは、取るふりをする
- 電話を見ているが、怯えて出ない
大体この３パターンが多いでしょう。
私の職場だけと感じるかもしれませんが、正直言うと電話に出ない派遣社員は多いです。
解決策として、４つほど紹介します。
直接伝える
まずは、電話を出るように派遣社員に直接伝えることが重要です。
電話に出ることも業務のうち、時給には電話業務も含まれている話を伝えることです。
ただ、同じ立場の派遣同士の悩みであれば、派遣先の社員や指揮命令者と言った役割のある人に相談するのが良いでしょう。
会社のルールを作る
会社として電話は３コール以内に出ると言ったルールを作りましょう。
そうすることで会社全体で電話を取るという雰囲気が作られます。
この電話に出ない派遣社員は電話に取らないという気まずさから電話に出るでしょう。
マニュアルを渡す
電話のマニュアル（使い方）を渡しましょう。
渡す理由としては、「使い方は分かったよね」という意味と「マニュアルを渡すということは、電話に出てほしい」という２つの意味があります。
嫌味のように見えてしまいますが、電話業務をお願いしている以上はやむを得ない対応です。
指揮命令者に相談をする
指揮命令者とは、派遣社員に対して業務の指示を行う役割のある人です。
多くは所属課長など役職がついている人が担当になっており、その人に相談をしましょう。
指揮命令者から派遣元営業担当者へ連絡がいき、そこから派遣社員へ連絡がいくため、多くは改善するでしょう。
また、派遣社員は業務内容に「電話業務対応なし」と契約している理由から、あえて電話をとっていない可能性もあります。
その確認をするという意味でも、相談は有効です。
派遣社員から派遣先への対応
苦手である、怖い
電話対応が苦手な方、実際多いですよね。
電話対応は「5W1H」が基本です。
- When：いつ（日時や期限）
- Where：どこで（場所、訪問先）
- Who：誰が（担当者や役割のある人）
- What：何を（物やこと、具体的な内容）
- Why：なぜ（理由や原因）
- How：どのように（手段や方法）
基本は傾聴の姿勢が大切で、分からないことがある場合は曖昧にせず質問をしましょう。
あとは慣れしかありません。
苦手意識を無くすことで、相手の声（内容）が聞こえてきます。
面倒である
電話は正直面倒ですよね。
業務に集中したい時に限って、電話が鳴って集中が途切れることがあります。
そのため、社員や同じ派遣社員に「すみません、10分ほど集中して作業したいため電話に出ることができません」と伝えましょう。
しっかりとした理由もあるので、嫌な顔をされることは、まずないでしょう。
ただ、電話に出るのが面倒で、派遣先にいくら指摘されても電話対応せず、契約更新されないと言ったこともあります。
そのため、一度指摘された以上は、イエローカードだと考えた方が良いです。
契約時に「電話対応なし」と伝えた
電話がどうしても苦手なため、顔合わせ（面接）の時に電話対応なしと契約をしたにも関わらず、事情を知らない派遣先の社員や派遣に電話を出てと言われた場合は、「電話対応なしの契約です」とハッキリ伝えましょう。
それでも電話に出てと派遣先にしつこく言われた場合は、派遣元の営業担当者にすぐに伝えましょう。
その後、営業担当者から派遣先の指揮命令者に連絡がいきます。
最初に派遣先の指揮命令者に言いたくなりますが、まずは派遣元の営業担当者に連絡をして、改善をしてもらうのが最適です。
契約の内容を知っており、交渉に慣れている営業担当者から話してもらう方がスムーズに進むことが多いです。
まとめ
今回、派遣先側、派遣社員側と両側から解説しました。
契約内容に「電話業務」が入っているのにも関わらず、電話に出ないのは契約違反になってしまいます。
様々な方法でアプローチをかけ、やる気になってもらうことを最優先にしましょう。
また職場内で、不公平感が生まれる前に、早期に指揮命令者に相談し、派遣元から改善してもらうようにしましょう。
あと、派遣社員の立場からすれば、私もですが、電話対応が苦手な人は本当に多いです。（一般的には５～６割の方が苦手意識を持っているようです）
そのため、どうしても慣れず、苦手な場合は最初の仕事紹介時に「電話対応なし」の派遣先を選び、電話対応なしの契約をするのが一番です。
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